Ви вечеряєте після роботи, аж раптом ваш бос надсилає вам електронного листа. Чи повинні ви відповісти? Якщо ви надіслали електронного листа колезі, чи можна надіслати повторне повідомлення до того, як колега відповість? І чи не буде це образливо, якщо ChatGPT напише ваші листи? Неписані правила електронної пошти стали ще більш заплутаними після того, як пандемія змінила спосіб спілкування багатьох з нас з людьми на роботі. Замість того, щоб просто спілкуватися особисто або використовувати електронну пошту і телефони, ми тепер регулярно проводимо відеоконференції, обмінюємося миттєвими повідомленнями і навіть текстом. Проте електронна пошта все ще є частиною роботи багатьох працівників, і її правильне використання може мати великий вплив на людей, з якими ви працюєте, а також на те, як вони сприймають вас.
“Електронна пошта все ще відіграє надзвичайно важливу роль [на роботі], – каже Андреа Веккерле, професорка Джорджтаунського університету з інтегрованих маркетингових комунікацій та авторка книги “Ввічливість у цифрову епоху: як компанії та люди можуть перемогти ненависників, тролів, задирників та інших негідників”. “За замовчуванням люди
будуть використовувати електронну пошту як перше джерело спілкування з іншими”. Тож як виглядає правильна поведінка в електронному листуванні і в яких випадках ви є настирливими?
Більшість ситуацій залежить від культури на робочому місці. Але все ж є кілька основних правил. Експерти з електронного листування та бізнесу надали поради щодо належного етикету, які допоможуть вам не бути нахабою на роботі.
Подумайте про те, чи потрібно надсилати електронного листа
Запитайте себе: “Хто ваш читач і як найкраще з ним спілкуватися?” Не всі електронні листи мають бути електронними. Ви хочете швидко поставити запитання колезі? Можливо, буде простіше підійти до його столу або відправити швидке повідомлення в текстовому форматі чи через платформу миттєвих повідомлень на вашому робочому місці. Вам потрібно обговорити це питання з кількома людьми? Можливо, зустріч або відеодзвінок були б кращими.
Але якщо питання менш термінове і потребує трохи більше пояснень або навіть супутніх документів, найкращим варіантом може бути електронна пошта. Експерти кажуть, що перед тим, як надсилати повідомлення, дотримуйтесь норм вашого робочого місця. Якщо ваші колеги пишуть текстові повідомлення, то пишіть їм. Електронна пошта є безпечним вибором для першого інформування.
Пишіть коротко і ясно
Ваші листи мають бути привітними, але водночас швидко переходити до суті. Слідкуйте за тим, скільки ви друкуєте. І хоча жорсткого правила щодо довжини немає, зазвичай не варто виходити за межі довжини в півтора екрана, оскільки ваш читач зрештою перестане прокручувати текст. Але терпіння людей може бути ще меншим, якщо вони читають з телефону. Якщо вам потрібно заглибитися в деталі, подумайте про те, щоб додати вкладення або навіть влаштувати зустріч замість цього. Просто пам’ятайте, що ніхто не хоче читати цілу дисертацію. Дотримуйтесь мети електронного листа, проявіть особистий підхід і завершуйте. Це показує повагу до часу людини і вашу компетентність.
Зробіть лист легким для читання
Не змушуйте читача працювати над інформацією у вашому листі. Стандартний формат – починати з привітання – “привіт”, “здрастуйте” або “доброго ранку/дня” плюс ім’я адресата, потім кілька окремих абзаців і підпис, наприклад, “дякую”, після якого через кому вказується ваше ім’я. Ви також можете використовувати маркери або підзаголовки, щоб полегшити пошук конкретної інформації. Найкраще дотримуватися формату вашої компанії. Просто переконайтеся, що у вас немає одного масивного блоку тексту, який важко сприймається очима.
Відтермінуйте
Провайдери електронної пошти пропонують можливість написати імейл зараз, але відправити його пізніше. Тож якщо ви працюєте пізно вночі або дуже рано вранці, заплануйте відправку листа на початок робочого дня. Це не дасть вашому електронному листу загубитися, а також не викличе у ваших колег або керівника сумнівів чи паніки через ваш вибір часу.
Якщо ви не хочете планувати свої електронні листи, принаймні вказуйте час, коли ви очікуєте відповіді від людини, щоб вона не вважала, що має відповісти негайно. Аналогічно, більшість людей не читають електронні листи одразу після їх отримання – тож ні, вам не потрібно відповідати своєму босу об 11 вечора (а якщо ви це зробите, він, ймовірно, зателефонує, надішле смс та/або повідомлення).
Не перевантажуйте поштову скриньку
Не надсилайте кілька листів одній людині до того, як вона встигне відповісти, кажуть експерти. Це виглядає так, ніби ви не зібралися з думками. Ви можете надіслати повторний лист, якщо забули щось згадати в першому, або як нагадування, якщо не отримали вчасної відповіді – загалом, ви повинні дати людям час до кінця дня або, якщо це пізно ввечері, 24 години на відповідь. Крім того, дочекайтеся відповіді, перш ніж надсилати третій лист. Ви можете включити у відповідь будь-які забуті елементи. Як одержувач електронного листа, ви повинні повідомити відправника про те, що ви отримали повідомлення, навіть якщо воно не потребує відповіді.
Зверніть увагу на тон листа
Ваші електронні листи повинні мати професійний і, в деяких випадках, дружній тон. Якщо ви засмучені, зробіть паузу, перш ніж відповідати. Але не будьте занадто недбалими або необдуманими, оскільки електронні листи завжди можуть бути переслані іншим одержувачам. “Прочитайте свій текст вголос, щоб почути, як він звучить”, – радить експерт. “Якщо він
звучить різко, він може здатися різким і читачеві”. Цифрові інструменти також можуть допомогти з тоном. Боти зі штучним інтелектом, такі як ChatGPT, дозволяють вам надсилати текст і запитувати, в якому тоні він написаний (тільки будьте обережні, щоб лист не містив жодної особистої інформації). Grammarly також має функцію перевірки тональності. Якщо ви одержувач, не думайте, що короткий лист є агресивним або особистим. Часто люди поспішають з відповідями, тому дайте їм презумпцію невинуватості.
Використовуйте свій голос
В інтернеті є безліч інструментів, які допоможуть вам писати електронні листи. Ви можете знайти шаблонні відповіді або скористатися генеративними інструментами штучного інтелекту, які напишуть лист за вас. Але експерти кажуть, що не варто обмежуватися лише копіюванням і вставкою. Люди хочуть знати, що вони спілкуються з людиною, а саме, з вами. Тому не соромтеся використовувати інструменти, а потім поверніться і відредагуйте, щоб додати трохи своєї індивідуальності.
Завжди вичитуйте
Витратьте кілька додаткових секунд на перечитування листа перед тим, як натиснути кнопку “Відправити”. Це вбереже вас від прикрощів, коли ви зрозумієте, що неправильно написали ім’я вашого боса у привітанні. А якщо ви використовуєте автозаповнення або предиктивний текст, є ймовірність, що машина зробить щось не так. “Будь-хто з нас може час від часу помилятися, – каже експерт. “Але якщо в ваших листах постійно є помилки або в одному листі є кілька помилок, ваш професіоналізм поставлять під сумнів”.
Видаліть опцію “відповісти всім”
Хоча є деякі винятки, здебільшого люди цього дуже не люблять. Просто натисніть “Відповісти” і позбавте решту групи від зайвих листів.
Обережніше зі смайликами
Не використовуйте емодзі, вигуки, цитати, кольори та шрифти у своїх листах. Всім байдуже на смайли, це електронний лист.
